10 consigli per ridurre i costi di stampa e il consumo di carta nelle scuole

Nell'attuale clima economico, tutte le scuole cercano di trovare modi per risparmiare senza compromettere gli standard educativi. Le risorse materiali sono naturalmente il primo luogo in cui cercare di risparmiare. Ogni anno per ogni scuola vengono utilizzati fino a 1 milione di fogli di carta (senza contare le fotocopiatrici). Come evitarlo? Ecco 10 modi per risolvere il problema!

1) Scegliere una stampante economica

È facile scegliere le stampanti in base alle dichiarazioni dei produttori su velocità e qualità, ma se si vogliono ridurre i costi è necessario considerare altre caratteristiche. Innanzitutto, è necessario verificare quanto sia costosa la sostituzione delle cartucce d'inchiostro e se sono disponibili versioni ad alta capacità. Le cartucce standard possono costare meno in termini di costo iniziale. Tuttavia, le cartucce ad alta capacità consentono di stampare un numero maggiore di pagine e, per le scuole che hanno bisogno di stampare molto ogni giorno, le cartucce ad alta capacità possono essere più economiche di circa il 30%. Deve essere per forza a colori o è sufficiente una stampante in bianco e nero? Non solo sono più economiche da acquistare, ma consentono anche di risparmiare sulla sostituzione delle cartucce d'inchiostro. Inoltre, qual è l'efficienza energetica della stampante? Una stampante a basso consumo energetico farà risparmiare alla scuola sulle bollette dell'elettricità.

Per ulteriori consigli sulla scelta della stampante giusta per le vostre esigenze di stampa, date un'occhiata al nostro articolo Qual è il modo migliore per scegliere una stampante per la casa e l'ufficio?

 

2) Confrontate la qualità della carta con quella dei documenti

La carta spessa e di alta qualità per stampanti a getto d'inchiostro e laser è ottima quando si deve fare colpo, ma usarla quotidianamente non è conveniente. La carta è disponibile in diverse grammature, in genere da 60 gsm a 160 gsm. La carta da 60 g/m² non dà risultati puliti come le carte di grammatura superiore, ma è perfettamente adeguata per la maggior parte delle stampe scolastiche quotidiane ed è molto più economica da acquistare. Dal punto di vista della ricerca, vale la pena passare alla carta da 60 g/m² invece che da 100 g/m² per l'uso quotidiano, con un risparmio del 47% sui costi della carta.

 

3) Impostazioni di accesso alla stampa

L'impostazione di profili utente individuali sul computer della scuola è un'ottima idea se si vuole risparmiare. Poiché ogni insegnante e studente dovrà accedere individualmente, gli amministratori saranno in grado di identificare i principali colpevoli che stampano troppo velocemente! Al giorno d'oggi, molti dei programmi di gestione utilizzati dalle scuole consentono anche di limitare la quantità di stampe di un singolo o di un gruppo. La consapevolezza che non sono disponibili risorse di stampa illimitate ridurrà gli sprechi, in quanto tutti gli utenti controlleranno attentamente i loro documenti per verificare che non ci siano errori prima di stampare. Gli insegnanti possono anche monitorare l'attività di stampa degli studenti, consentendo o vietando l'accesso alla stampante a classi o individui specifici.

 

4) Controllare sempre prima l'anteprima di stampa

L'anteprima di stampa è uno strumento efficace e spesso inutilizzato per risparmiare sui costi. Mostra esattamente l'aspetto del documento una volta stampato, rendendo più facile selezionare solo le parti che devono essere stampate piuttosto che l'intero documento se non è necessario. Ad esempio, se si sta stampando il materiale di partenza direttamente da una pagina Web, è possibile vedere se verranno stampate pagine vuote con solo l'indirizzo Web alla fine! Inoltre, consente di stabilire se è davvero necessario il colore nella versione stampata o se è sufficiente il bianco e nero.

 

5) Includere la prestampa digitale

Con i progressi della tecnologia digitale, il consumo di carta non è più così elevato come in passato. Guidare gli studenti a passare ai supporti digitali può ridurre significativamente il consumo di carta e i costi di stampa. I modi per raggiungere questo obiettivo sono:

• Consentire agli studenti di inviare per e-mail le relazioni e i compiti invece di consegnarli su carta. Gli insegnanti possono segnarli online e rispedirli via e-mail, eliminando completamente la necessità di stamparli.
• Le nuove tecnologie come il cloud storage possono essere un'ottima soluzione, soprattutto per i progetti di gruppo, in quanto consentono di archiviare e condividere i documenti con più utenti online. Tutti gli utenti autorizzati possono modificare i documenti sui loro computer senza bisogno di carta.

 

6) Stampare su entrambi i lati

Quasi tutte le stampanti odierne dispongono di un'impostazione fronte/retro che consente di stampare su entrambi i lati del foglio. Sebbene questa impostazione non sia adatta a tutti i documenti, come ad esempio le lettere, per la stampa quotidiana in classe è un modo semplice ed efficace per risparmiare, in quanto può ridurre i costi della carta di quasi il 50% se utilizzata per la maggior parte dei documenti. Impostare tutte le stampanti su Duplex come impostazione predefinita è semplice, non richiede molto tempo e può far risparmiare molto denaro alla scuola. Vale anche la pena di conservare la carta che in precedenza veniva stampata su un solo lato e che non è più necessaria, in quanto il retro può essere utilizzato come carta da lettere.

 

7) Stampare più pagine su un unico foglio

La maggior parte dei pacchetti software, tra cui Microsoft Word e Adobe Acrobat, dispone di un'impostazione che consente di inserire due o addirittura quattro pagine di testo in un unico foglio. Abilitando questa impostazione si possono raddoppiare i risparmi di stampa, o anche di più, mantenendo la leggibilità del testo. Se in classe utilizzate più diapositive di PowerPoint e le stampate come dispense per gli studenti, selezionate l'opzione - Voglio stampare come dispense invece che come diapositive. In questo modo verranno automaticamente stampate sei diapositive per pagina anziché una. Questa semplice modifica, unita alla stampa fronte/retro, può far risparmiare fino al 92% di carta.

 

8) Ridurre le dimensioni dei caratteri

Ridurre le dimensioni dei caratteri utilizzati per i documenti è un modo molto semplice per risparmiare a scuola, poiché naturalmente più piccoli sono i caratteri, meno carta e inchiostro vengono utilizzati. Passare da un font a dodici punti a uno a dieci punti farà una differenza sorprendente, pur rimanendo perfettamente leggibile. Vale anche la pena di considerare quale carattere si utilizza come predefinito. Alcuni caratteri consumano più inchiostro e carta di altri a causa del loro spessore. Il font più economico è Times New Roman, che in media produce il 44% di stampe in più per cartuccia d'inchiostro rispetto al Verdana. Anche Century Gothic si è comportato bene, consumando meno inchiostro di Times New Roman, ma le sue lettere larghe comportano un maggiore consumo di carta, per cui nel complesso Times New Roman si è rivelato la scelta migliore.

 

9) Stampa in modalità concettuale

Impostando le stampanti in modalità concettuale come impostazione predefinita, si riduce notevolmente il consumo di inchiostro senza degradare in modo significativo l'aspetto dei documenti di base. Riduce automaticamente la risoluzione di stampa dei documenti a 300 dpi, che è ottima per la stampa quotidiana in classe. Il nome varia da produttore a produttore: può essere chiamato "Toner Saver" o "Saver", ma di solito si trova nella scheda "Paper/Quality" delle impostazioni "Properties" della stampante. Un altro vantaggio della stampa concettuale è che può aumentare la velocità di stampa!

 

10) Stampare in bianco e nero

È davvero necessario stampare il documento a colori o è sufficiente il bianco e nero? La stampa a colori può costare fino a 10 volte di più di quella in bianco e nero, poiché le cartucce a colori sono più costose di quelle in nero. Per risparmiare al massimo, è consigliabile impostare la stampante in modo che stampi tutto in bianco e nero.