10 consigli su come ridurre i costi di stampa e il consumo di carta nelle scuole

Attualmente, dal punto di vista economico, tutte le scuole cercano di trovare modi per risparmiare senza compromettere gli standard educativi. Le risorse materiali sono naturalmente il primo luogo in cui si cercano possibilità di risparmio. Una sola scuola consuma fino a 1 milione di fogli di carta all'anno (la fotocopiatura non è inclusa). Come prevenirlo?Vi presenteremo 10 modi per risolvere questo problema!




1) Scegliete una stampante economica

È facile scegliere le stampanti in base alle dichiarazioni dei produttori su velocità e qualità, ma se volete ridurre i costi, dovete considerare anche altre funzionalità. Per prima cosa, è necessario verificare quanto sia costosa la sostituzione delle cartucce d'inchiostro e se siano disponibili versioni ad alta capacità. Le cassette standard possono costare meno in termini di costi iniziali. Ma le cartucce ad alta capacità consentono di stampare più pagine e, per le scuole in cui sarà richiesto quotidianamente un grande volume di stampa, le cartucce ad alta capacità possono essere anche circa il 30% più economiche. Deve essere a colori o è sufficiente una stampante in bianco e nero? Non solo sono più economiche da acquistare, ma vi faranno anche risparmiare quando si tratta di sostituire le cartucce d'inchiostro. Inoltre, quanto è efficiente dal punto di vista energetico la stampante? Una stampante con un consumo energetico inferiore farà risparmiare alla vostra scuola denaro sulle bollette dell'elettricità.

Ulteriori consigli sulla scelta della stampante giusta per le vostre esigenze di stampa sono disponibili nel nostro articolo - Come scegliere al meglio una stampante per casa e ufficio?

2) Confronta la qualità della carta con la qualità del documento

Le carte robuste e di alta qualità per stampanti a getto d'inchiostro e laser sono ottime quando hai bisogno di fare colpo, ma il loro utilizzo quotidiano non è conveniente in termini di costi. La carta è disponibile in varie qualità, solitamente da 60 g/m2 a 160 g/m2. Anche se la carta con grammatura di 60 g/m2 non offrirà risultati della stessa qualità delle carte di classe superiore, è assolutamente sufficiente per la maggior parte della stampa quotidiana nelle scuole e il suo acquisto è molto più economico. Dal punto di vista della ricerca, per l'uso quotidiano conviene piuttosto passare a 60 g/m2 invece di 100 g/m2, il che può farvi risparmiare il 47% dei costi della carta. 

3) Impostazioni per l'accesso alla stampa

Configurare i singoli profili utente sul computer della scuola è un'ottima idea se volete risparmiare denaro. Dato che ogni insegnante e studente dovrà accedere separatamente, gli amministratori saranno in grado di identificare i principali colpevoli che stampano troppo velocemente! Oggigiorno, molti software di gestione utilizzati dalle scuole consentono anche di limitare la quantità che un individuo o un gruppo può stampare. Aumentare la consapevolezza del fatto che le risorse di stampa illimitate non sono disponibili ridurrà gli sprechi, perché tutti gli utenti controlleranno attentamente i propri documenti prima della stampa per verificare che non contengano errori. Gli insegnanti possono anche monitorare l'attività di stampa degli studenti consentendo o negando l'accesso alla stampante a determinate classi o singoli individui.

4) Controllare sempre prima l'anteprima di stampa

L'anteprima di stampa è uno strumento efficace e spesso sottoutilizzato per risparmiare denaro. Vi mostra esattamente come apparirà il documento quando verrà stampato, facilitando così la selezione solo delle parti che dovete stampare, e non dell'intero documento, se non ne avete realmente bisogno. Se, ad esempio, stampate il materiale sorgente direttamente da una pagina web, questo vi permetterà di controllare se state per stampare pagine vuote, alla cui fine ci sarà solo l'indirizzo web! Consente inoltre di stabilire se avete davvero bisogno del colore nella versione stampata o se sarà sufficiente il bianco e nero.

5) Considerazione della prestampa digitale

Con i progressi odierni della tecnologia digitale, il consumo di carta non è più quello di un tempo. Guidare gli studenti verso il passaggio ai media digitali può ridurre significativamente il consumo di carta e i costi di stampa. Tra i modi per raggiungere questo obiettivo ci sono:

• Consentite agli studenti di inviare i propri messaggi e compiti via email, invece di consegnarli su carta. Gli insegnanti possono quindi correggerlo online e rimandarlo via e-mail, eliminando completamente la necessità di stamparlo
• Le nuove tecnologie, come l'archiviazione cloud, possono essere un'ottima soluzione, soprattutto per i progetti di gruppo, perché consentono di archiviare e condividere documenti online tra più utenti. Tutti gli utenti autorizzati possono quindi modificare i documenti sui propri computer senza la necessità di usare la carta

6) Stampate fronte-retro

Quasi tutte le stampanti odierne dispongono dell'impostazione Duplex, che consente la stampa su entrambi i lati del foglio. Anche se non sarà adatto a tutti i documenti, come le lettere, per la stampa quotidiana in classe è un modo semplice ed efficace per risparmiare denaro, perché se viene utilizzato per la maggior parte dei documenti, può ridurre i costi della carta di quasi il 50%. Impostare tutte le stampanti su Duplex come impostazione predefinita è facile, non richiederà molto tempo e può far risparmiare alla vostra scuola un sacco di soldi. Conviene anche risparmiare la carta che in precedenza è stata stampata su un lato e non è più necessaria, perché il retro può essere utilizzato come carta da lettere.

7) Stampate più pagine su un foglio

La maggior parte dei pacchetti software, inclusi Microsoft Word e Adobe Acrobat, dispone di un'impostazione che consente di inserire due o persino quattro pagine di testo su un unico foglio di carta. L'attivazione di questa impostazione può raddoppiare il risparmio di stampa o anche di più, mantenendo il testo comunque leggibile. Se in classe usi molte diapositive di PowerPoint e le stampi come materiale per gli studenti, seleziona l'opzione - voglio stampare come dispense invece che come diapositive. In questo modo verranno automaticamente stampate sei diapositive per pagina invece di una. Questo semplice cambiamento, in combinazione con la stampa fronte-retro, può portare fino al 92% di risparmio nel consumo di carta.

8) Riducete la dimensione del carattere

Ridurre la dimensione del carattere che utilizzate per i documenti è un modo molto semplice per far risparmiare denaro alla vostra scuola, perché naturalmente, più piccolo è il carattere, meno carta e inchiostro consumerà. Il passaggio da un carattere di dodici punti a uno di dieci produrrà una differenza sorprendente, pur rimanendo perfettamente leggibile. Vale anche la pena considerare quale carattere utilizzi come predefinito. Alcuni caratteri, a causa del loro spessore, consumano più inchiostro e carta di altri. Il carattere più economico è Times New Roman, che in media produce il 44% di stampe in più da una cartuccia d'inchiostro rispetto a Verdana. Anche Century Gothic si è comportato bene, usa meno inchiostro del Times New Roman, ma le sue lettere larghe significano che usa più carta, quindi nel complesso il Times New Roman è stata la scelta migliore.


9) Stampa in modalità bozza

Impostare la stampante in modalità bozza come impostazione predefinita ridurrà significativamente il consumo di inchiostro, senza compromettere in modo significativo l’aspetto dei documenti di base. Riduce automaticamente la risoluzione con cui stampa i documenti a 300 dpi, il che è assolutamente sufficiente per la stampa quotidiana in classe. Il nome varia a seconda del produttore: può chiamarsi «Risparmio toner» oppure «Risparmio», ma di solito lo si trova nella scheda «Carta/Qualità», nella sezione «Proprietà» delle impostazioni della stampante. Un ulteriore vantaggio della stampa in modalità bozza è che può anche aumentare la velocità di stampa!


10) Stampate in bianco e nero

Avete davvero bisogno che il vostro documento sia stampato a colori, oppure vi basta in bianco e nero? La stampa a colori può costare fino a 10 volte di più rispetto a quella in bianco e nero, perché le cartucce a colori sono più costose di quelle nere. Se volete risparmiare la massima quantità di denaro, conviene impostare la stampante in modo che stampi tutto in bianco e nero.


Denisa di CDRmarket.