8 consigli su come risparmiare sulla stampa in azienda

Alla stragrande maggioranza delle aziende non si può negare un sincero impegno per ridurre efficacemente i costi di stampa. Tuttavia, i risparmi spesso non corrispondono agli sforzi profusi e, nonostante condizioni comparabili, le aziende ottengono risultati diametralmente diversi. Dove sbagliano dunque alcune aziende, o più precisamente, come risparmiare sulla stampa in azienda?

Le aziende sono ben consapevoli che i toner, le cartucce d'inchiostro, la carta da ufficio, l'energia per il funzionamento dei dispositivi, l'assistenza delle stampanti e l'archiviazione oppure, al contrario, lo smaltimento della carta, costano loro ogni anno notevoli risorse finanziarie che potrebbero investire in modo molto più sensato. Non sorprende quindi che le aziende cerchino di ottenere risparmi adottando varie misure, compresa la motivazione dei propri dipendenti. Come si è però scoperto, una buona parola e vari volantini motivazionali non hanno praticamente alcun effetto positivo nella riduzione dei costi di stampa.

Un po' più fortunate sono state le aziende che non si sono affidate esclusivamente ai propri dipendenti e hanno impiegato software per gli "uffici senza carta", che ha sostituito l'archiviazione cartacea dei documenti e ha consentito ai dipendenti di accedere ai documenti da qualsiasi luogo. Sorprendentemente, però, nemmeno gli uffici senza carta sono una garanzia di successo, perché le aziende che hanno risparmiato più denaro sono state quelle che hanno agito con maggiore decisione e adottato una serie di misure. Abbiamo selezionato i più efficaci tra questi, che possono essere applicati in qualsiasi azienda.

1. Sostituite le piccole stampanti inefficienti con una centrale

Una soluzione per ridurre i costi di stampa può essere la sostituzione delle stampanti più vecchie con un costo elevato dei materiali di consumo con stampanti moderne e più economiche.

Tuttavia, una serie di stampanti comporta ancora un maggiore consumo di materiali di consumo, quindi sarà ideale avere una stampante centrale e stampare tramite la rete informatica. Se inoltre collocate la stampante presso il dipendente che ne è responsabile, il risparmio è assicurato.

2. Monitorate i lavori di stampa inviati

Le stampanti moderne possono aumentare il risparmio monitorando ciò che stampano utenti specifici o singoli reparti e, se necessario, possono consentire loro solo il tipo di stampa approvato. Se inoltre informate i dipendenti che intendete effettuare tale monitoraggio a intervalli regolari, possiamo scommettere che i costi di stampa si ridurranno fino a diverse decine di punti percentuali.

3. Eliminate gli errori, possono costare all'azienda molto più di quanto pensiate

Sbagliare è umano e nessuno di noi è perfetto, ma è necessario considerare gli errori anche dall'altro lato, quello finanziario.

Se ad esempio volete stampare solo una pagina di un documento di 15 pagine, ma vi sbagliate e stampate l'intero documento, avete inutilmente trasformato 14 fogli di carta da ufficio in cosiddetti. ficcanaso Nelle aziende più grandi, tali errori possono raggiungere migliaia di pagine, aumentando inutilmente il consumo di carta da ufficio e di toner.

4. Oltre agli errori, affrontate anche la dimenticanza

Quando abbiamo menzionato sopra la fallibilità umana, ci siamo resi conto che sarebbe opportuno menzionare anche la dimenticanza.

A causa dello stress e dell'elevato carico di lavoro, infatti, i dipendenti possono dimenticare di aver già stampato una volta i documenti in questione. Una soluzione può essere l'invio dei processi di stampa al server, dove attendono in coda. Il lavoro verrà stampato solo nel momento in cui i dipendenti si recheranno alla stampante e confermeranno la stampa premendo il pulsante.

5. Il carattere e i margini sono dettagli apparentemente trascurabili, ma efficaci

Tra i metodi semplici ma collaudati per ridurre i costi di stampa c’è la riduzione della dimensione del carattere. Se le impostazioni del carattere andranno di pari passo con le impostazioni dei margini, potrete contare su un risparmio economico complessivamente interessante. Ma restiamo ancora un attimo sul carattere tipografico.

6. Non trascurate il tipo di carattere

Potreste rimanere sorpresi, ma bastano già due semplici clic del mouse per risparmiare toner o inchiostro. Tra i caratteri tipografici più economici ci sono Century Gothic, Calibri o Garamond, mentre Arial o Tahoma consumano maggiormente le cartucce delle stampanti.

7. Risparmiate sulla carta da ufficio

Se state pensando a come risparmiare sulla stampa in azienda, non dovrebbe sfuggirvi il peso della carta da ufficio. Per le normali attività di stampa, utilizzare la classica carta da ufficio con grammatura inferiore; per le occasioni speciali (stampa di materiali rappresentativi, ecc.) scegliete una carta più costosa con una grammatura maggiore.

8. La stampa fronte-retro deve essere una cosa ovvia

Nell’elenco dei consigli non può naturalmente mancare la stampa duplex, o se preferite la stampa fronte-retro dei documenti, con la quale, secondo l’esperienza di aziende rinomate, si può ottenere fino al 40% di risparmio sui costi della carta. Quando si cerca di risparmiare, vale la pena considerare anche la stampa in bianco e nero oppure la stampa a qualità inferiore.

• CONSIGLIO: La carta da ufficio ideale per l’ufficio