Come fare il primo passo verso un ufficio senza carta?

Anche voi avete la sensazione che in azienda si accumulino carte più velocemente di quanto riusciate a smistarle? Fatture nei raccoglitori, contratti nei cassetti, bolle di consegna sul tavolo e documenti importanti che nessuno riesce a trovare proprio nel momento in cui ne avete bisogno? Proprio per questo sempre più aziende stanno passando all'ufficio senza carta. La digitalizzazione dei documenti oggi non è né complicata né costosa e può far risparmiare una sorprendente quantità di tempo e spazio.

Che cosa oggi non dovete più gestire su carta?

Molte aziende immaginano che il concetto di ufficio senza carta significhi soltanto la scansione delle fatture. In realtà, si possono digitalizzare molti più processi di quanto possa sembrare a prima vista.

• Fatture e contratti – l’archivio elettronico è più chiaro dei raccoglitori pieni
• Documenti di trasporto e ordini – archiviazione semplice e ricerca rapida
• Protocolli di consegna – firma direttamente su tablet o telefono
• Manuali e procedure interne – al posto delle cartelle stampate basta un codice QR
• Inventario dei beni – computer, stampanti o utensili possono essere contrassegnati con un’etichetta
• Archiviazione dei documenti – meno carta e più spazio in ufficio

L’ufficio senza carta inizia dai documenti

Il primo passo è trasformare i documenti cartacei in formato elettronico.

Fatture, contratti, ordini, offerte o la documentazione del personale possono essere scansionati in pochi secondi con uno scanner documentale e archiviati in modo sicuro nel computer o nel sistema aziendale.

Grazie alla digitalizzazione dei documenti, si elimina la lunga ricerca negli archivi e le informazioni necessarie sono disponibili praticamente immediatamente. I moderni scanner per documenti inoltre gestiscono la scansione fronte-retro, l'alimentazione automatica dei documenti e la rapida archiviazione di una maggiore quantità di fogli.

Un solo codice QR può sostituire un intero raccoglitore

Sembra esagerato? In realtà basta applicare il codice QR su un raccoglitore, una scatola o uno scaffale e, dopo averlo scansionato, il dipendente accederà direttamente ai documenti archiviati nel sistema.

• manuali del dispositivo
• documentazione di assistenza
• certificati di garanzia
• istruzioni di sicurezza
• documentazione fotografica
• documenti aziendali interni

Invece di cercare i documenti cartacei, basta tirare fuori il telefono e in pochi secondi avete tutto a portata di mano. Proprio soluzioni semplici come queste spesso portano al maggiore risparmio di tempo.

Ordine che fa risparmiare tempo

L’ufficio senza carta non riguarda solo la scansione. È importante anche l'organizzazione di documenti, cartelle, archivi e spazi di magazzino.

Molte aziende utilizzano quindi stampanti per etichette, che consentono un'etichettatura rapida e professionale:

• raccoglitori ad anelli e scatole d'archivio
• scaffali e posizioni di magazzino
• beni aziendali
• attrezzature e accessori
• cassetti e spazi di archiviazione

Una semplice etichetta spesso fa risparmiare più tempo di quanto la maggior parte delle persone immagini.

Quando hai bisogno di trovare un documento in pochi secondi

Nelle aziende si utilizzano sempre più spesso i codici QR e i codici a barre. Documenti, beni o scorte di magazzino possono essere facilmente registrati e successivamente rintracciati nel giro di pochi

 momenti. In combinazione con le lettrici di codici a barre otterrete un sistema di registrazione rapido ed efficiente senza la lunga riscrittura dei dati.

Questa soluzione trova impiego non solo nei magazzini e nella logistica, ma anche negli uffici, nei reparti contabili, negli archivi o nelle aziende produttive.

Piccolo cambiamento, grande differenza

Il passaggio a un ufficio senza carta non deve necessariamente avvenire in un solo giorno.

Molte aziende iniziano gradualmente:

• digitalizzazione di nuovi documenti
• introduzione dell'archiviazione elettronica
• etichettatura di documenti e beni con etichette
• utilizzo di codici QR e codici a barre
• limitazione della stampa superflua

Se volete ottenere una maggiore visione d'insieme dei documenti, del magazzino e dell'amministrazione aziendale, possono aiutarvi anche le etichette adesive, che trovano impiego quasi in ogni ufficio e magazzino.

Senza carta l'ufficio non è solo una moderna tendenza. È un modo pratico per semplificare il lavoro quotidiano, velocizzare la ricerca dei documenti e liberarsi dell'inutile caos cartaceo. Prima inizi, prima sentirai la differenza.

Bára di CDRmarket