Come fare il primo passo verso un ufficio senza carta?

Hai anche tu la sensazione che i documenti cartacei si accumulino in azienda più velocemente di quanto riesci a organizzarli? Fatture nei raccoglitori, contratti nei cassetti, documenti di consegna sulla scrivania e documenti importanti che nessuno riesce a trovare proprio quando servono? È proprio per questo che sempre più aziende stanno passando a un ufficio senza carta. La digitalizzazione dei documenti oggi non è né complessa né costosa e può far risparmiare una quantità sorprendente di tempo e spazio.

Cosa non è più necessario gestire su carta?

Molte aziende associano il concetto di ufficio senza carta esclusivamente alla scansione delle fatture. In realtà, è possibile digitalizzare molti più processi di quanto possa sembrare a prima vista.

• Fatture e contratti – un archivio elettronico è più ordinato di raccoglitori pieni
• Documenti di consegna e ordini – archiviazione semplice e ricerca rapida
• Verbali di consegna – firma direttamente su tablet o smartphone
• Manuali e procedure interne – al posto dei fascicoli stampati basta un codice QR
• Gestione dei beni aziendali – computer, stampanti o attrezzi possono essere identificati con un'etichetta
• Archiviazione dei documenti – meno carta e più spazio in ufficio

Un ufficio senza carta inizia dai documenti

Il primo passo consiste nel trasformare i documenti cartacei in formato digitale. Fatture, contratti, ordini, offerte o documentazione delle risorse umane possono essere scansionati in pochi secondi con l'aiuto di uno scanner per documenti e archiviati in modo sicuro su un computer o in un sistema aziendale.

Grazie alla digitalizzazione dei documenti, si elimina la lunga ricerca negli archivi e le informazioni necessarie sono disponibili praticamente all'istante. Inoltre, i moderni scanner per documenti supportano la scansione fronte-retro, l'alimentazione automatica dei documenti e la rapida archiviazione di grandi quantità di carta.

Un solo codice QR può sostituire un intero raccoglitore

Sembra esagerato? In realtà basta applicare un codice QR su un raccoglitore, una scatola o uno scaffale e, dopo la scansione, il dipendente può accedere direttamente ai documenti archiviati nel sistema.

• manuali dei dispositivi
• documentazione tecnica
• certificati di garanzia
• istruzioni di sicurezza
• documentazione fotografica
• documenti interni aziendali

Invece di cercare documenti cartacei, basta prendere il proprio telefono e in pochi secondi si ha tutto a portata di mano. Soluzioni semplici come queste spesso portano il maggiore risparmio di tempo.

Ordine che fa risparmiare tempo

L'ufficio senza carta non riguarda solo la scansione. È importante anche l'organizzazione di documenti, cartelle, archivi e spazi di magazzino.

Per questo motivo molte aziende utilizzano stampanti per etichette, che consentono una identificazione rapida e professionale di:

• raccoglitori e scatole d'archivio
• scaffali e ubicazioni di magazzino
• beni aziendali
• attrezzature e accessori
• cassetti e spazi di archiviazione

Una semplice etichetta spesso consente di risparmiare più tempo di quanto la maggior parte delle persone immagini.

Quando devi trovare un documento in pochi secondi

Nelle aziende vengono utilizzati sempre più spesso codici QR e codici a barre. Documenti, beni aziendali o scorte di magazzino possono essere facilmente registrati e successivamente rintracciati in pochi istanti.

In combinazione con i lettori di codici a barre, si ottiene un sistema di tracciabilità rapido ed efficiente senza la necessità di inserire manualmente i dati.

Questa soluzione trova applicazione non solo nei magazzini e nella logistica, ma anche negli uffici, nei reparti amministrativi, negli archivi e nelle aziende manifatturiere.

Un piccolo cambiamento, una grande differenza

La transizione a un ufficio senza carta non deve avvenire in un solo giorno. Molte aziende iniziano gradualmente:

• con la digitalizzazione dei nuovi documenti
• introducendo l'archiviazione elettronica
• etichettando documenti e beni aziendali con etichette
• utilizzando codici QR e codici a barre
• riducendo le stampe non necessarie

Se desideri ottenere una migliore visione d'insieme dei documenti, del magazzino e dell'amministrazione aziendale, possono aiutarti anche le etichette adesive, che trovano impiego in quasi ogni ufficio e magazzino.

L'ufficio senza carta non è solo una moderna tendenza. È un modo pratico per semplificare il lavoro quotidiano, velocizzare la ricerca dei documenti ed eliminare il caos causato dalla carta. Prima inizi, prima noterai la differenza.

Bára di CDRmarket