Quando è necessario un distruggidocumenti in ufficio?

La comunicazione confortevole con persone di tutto il mondo e l'enorme database di dati disponibili sono solo un piccolo frammento del variegato mosaico dei vantaggi del presente. Esistono però anche alcuni aspetti negativi. L'era digitale favorisce attacchi sofisticati alle carte di pagamento, all'online banking o ai database contenenti dati sensibili. Fortunatamente, i rischi per la sicurezza menzionati possono essere eliminati in modo relativamente semplice, e in larga misura potete decidere voi stessi anche sulla sicurezza dei vostri dati.

Le grandi aziende, ma anche le medie o persino le piccole imprese familiari, non dimenticano di investire nella sicurezza dei notebook e dei computer desktop aziendali. Ci può però rallegrare il fatto che le aziende stiano iniziando a dedicare un'attenzione simile anche alla sicurezza delle stampanti, che in passato erano protette solo in misura minima. Le stampanti sono quindi diventate anche un bersaglio frequente di attacchi informatici.

Il regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio (UE) 2016/679, noto con l'acronimo GDPR (General Data Protection Regulation), ha aumentato i requisiti per la protezione delle informazioni sensibili. Per questo motivo, la protezione delle informazioni riservate memorizzate nei computer o nelle stampanti è diventata una priorità ancora più alta per le aziende. La protezione dei dati, tuttavia, non sarebbe del tutto completa se non prestaste la stessa attenzione alle informazioni presenti sulla carta. E di questi, in ogni azienda, nonostante la forte digitalizzazione, ce ne sono sicuramente più che a sufficienza.

La soluzione è offerta dal distruggidocumenti

Ogni azienda lavora con informazioni sensibili, che certamente non dovrebbero finire nelle mani sbagliate o della concorrenza.Possiamo menzionare la contabilità, le copie dei contratti commerciali, le offerte di prezzo, i contratti di lavoro e una quantità di altri dati personali o commerciali che riguardano Lei, i Suoi clienti, i partner commerciali o i dipendenti.

Sarebbe però molto ingenuo pensare che informazioni così riservate non richiedano un trattamento adeguato. Naturalmente lo richiedono, e ciò dall'inizio della loro archiviazione fino alla fine completa. Se quindi un giorno decidete di sbarazzarvene, sicuramente non è una buona idea risolvere la cosa strappandoli in pochi pezzi e gettandoli nella spazzatura. Il modo ideale è un distruggidocumenti che riduce la carta in centinaia di piccoli pezzi. Puoi essere certo che nessuno riuscirà più a rimetterli insieme, quindi una fuga di informazioni sensibili è fuori discussione.

È possibile distruggere non solo la carta

I distruggidocumenti, come molti altri dispositivi di tecnologia per ufficio, dispongono di una versatilità che offre ampie possibilità. In pratica, ad esempio, potete decidere di optare per stampanti a getto d'inchiostro o laser, e nel caso del distruggidocumenti non dovete affatto limitarvi alla sola distruzione di singoli fogli di carta. Le moderne distruggidocumenti, infatti, sono in grado di fare molto di più. Grazie ad alcuni modelli, potrete facilmente gestire la distruzione di dischi CD, carte di credito o persino floppy disk. Non saranno un problema per il distruggidocumenti nemmeno i documenti d'ufficio uniti con una cucitrice o una graffetta.

Dal punto di vista del cliente, la scelta di un distruggidocumenti per l'ufficio può essere fortemente influenzata dal livello di protezione che questo dispositivo è in grado di offrire. Ciò significa che dovete scegliere il distruggidocumenti in base alla dimensione dei frammenti in cui è in grado di ridurre, durante la distruzione, i documenti contenenti informazioni sensibili. Un diverso livello di riservatezza sarà logicamente richiesto dai documenti militari o governativi, mentre un altro da quelli aziendali. Per orientarvi meglio in questo argomento, vi offriremo una breve panoramica dei livelli di segretezza.

L’idoneità di un distruggidocumenti può essere determinata dalla norma

In generale, la distruzione dei supporti dati, compresa la carta, è regolata dalla norma DIN 66399. Nella norma DIN 66399 sono definiti 7 livelli di sicurezza per diverse classificazioni del materiale (P-1 fino a P-7). Nell'ambito dei livelli di segretezza, poi, come abbiamo già accennato, si distingue in base alla dimensione delle particelle e alla possibilità di ricostruzione del materiale triturato. Secondo il grado di riservatezza, ossia In base alla dimensione delle particelle, potrete quindi capire quale distruggidocumenti è adatto alle vostre esigenze. Infine, aggiungiamo solo che quanto più alto è il livello di riservatezza, tanto più elevato è il livello di sicurezza e minore è la dimensione delle particelle di carta triturate.

Livello di protezione P-1

Consigliato per documenti comuni senza dati sensibili. La ricostruzione dei dati distrutti è possibile anche senza conoscenze specialistiche, ma richiede molto tempo. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 2 000 mm² oppure la larghezza delle strisce può avere max. 12 mm. La lunghezza delle strisce è illimitata.

Livello di protezione P-2

Adatto per documenti di base con alcuni dati meno protetti (ad es. indirizzo). La ricostruzione dei dati distrutti è possibile solo con l'uso di mezzi ausiliari, ma richiede comunque molto tempo. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 800 mm² oppure la larghezza delle strisce può avere al massimo. 6 mm, la lunghezza delle strisce è illimitata.

Livello di protezione P-3

Ideale per documenti interni con informazioni più sensibili. La ricostruzione dei dati richiederebbe molto impegno e risorse finanziarie. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 320 mm² oppure la larghezza delle strisce può avere max. 2 mm. La lunghezza delle strisce è illimitata.

Livello di protezione P-4

Destinato a documenti riservati (ad es. estratti conto bancari). La ricostruzione dei dati distrutti richiederebbe l'uso di apparecchiature di cui possono disporre unità speciali. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 160 mm² oppure la larghezza delle strisce può avere al massimo. 6 mm.

Livello di protezione P-5

Adatto per documenti riservati e strategici.

La ricostruzione dei dati distrutti è molto improbabile. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 30 mm² oppure la larghezza delle strisce può avere max. 2 mm.

Livello di sicurezza P-6

Utilizzato per documenti riservati con un elevato livello di protezione (adatto per forze di sicurezza, documenti legali e aziendali con la massima priorità).

Ricostruzione dei dati distrutti esclusa. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 10 mm² e la larghezza delle strisce può avere al massimo. 1 mm.

Livello di protezione P-7

Il più alto standard di riservatezza, adatto per documenti con informazioni strettamente segrete. La ricostruzione dei documenti distrutti non è presa in considerazione. La superficie delle particelle di carta triturata può essere al massimo. 5 mm² e la larghezza delle strisce può avere al massimo. 1 mm.